Самый подробный гайд по Notion для бизнеса
Я испробовал много онлайн-сервисов для организации бизнес-процессов компании, но самый универсальный из них — Notion. В panfilov.group работает больше 30 человек и мы используем Notion во всех рабочих процессах.
Я внедрил Notion для бизнеса в 2019 году и заменил им сразу несколько сервисов: для управления задачами и проектами (Asana), CRM (Pipedrive), базу знаний (Google Docs) и корпоративную соцсеть (Workplace). Позже с его помощью я построил ещё и все HR-процессы.
Максимальная гибкость и возможность кастомизации — главные преимущества Notion перед остальными онлайн-сервисами для работы.
Если в других системах тебе предоставляют готовый интерфейс, который нужно осваивать и в рамках которого работать, то в Notion ты буквально начинаешь с чистого листа и создаёшь логику и информационную архитектуру именно под свои задачи.
Я уже делал несколько публикаций с шаблонами Notion по каждому направлению в своём блоге на vc. В этой статье я впервые публикую сразу все самые актуальные версии наших шаблонов:
Подпишитесь на мой телеграм-канал @panfilovonline — в нём я рассказываю об опыте управления ИТ-командой и использовании цифровых сервисов для бизнеса.
Рекрутинг и HR
Держать на корпоративном сайте раздел «Работа в компании» всегда накладно: нужно следить за актуальностью информации, тратить время и деньги на поддержку. Для наших клиентов мы даже делаем самостоятельные HR-сайты, которые требуют ресурсов как отдельные проекты. Для себя решили, что лучший способ донести информацию о работе в компании потенциальным соискателям — создать открытую для просмотра страницу в Notion и разместить ссылку на сайте. Таким же образом организованы и страницы вакансий.
Работа в компании
Внутри нашего Notion есть закрытый раздел HR, в котором описаны все процессы, связанные с кадрами, в том числе шаблоны для рекрутинга.
Шаблон собеседования
На всех этапах подбора сотрудников мы выступаем за прозрачные и максимально понятные алгоритмы. На этапе собеседования мы используем шаблон, который используют как сторонние специалисты по найму, так наши менеджеров.
База соискателей
Информацию о соискателях храним в отдельной таблице в формате канбан-доски для отслеживания воронки найма. В базе данных содержится все необходимые сведения: ссылка на резюме, записи разговоров и видео-собеседований (разумеется, если кандидат соглашается на запись), результаты нашего ревью тестовых заданий и фидбек по итогам отбора.
Регламенты онбординга и увольнения
Какие шаги нужно предпринять, если уже определились с кандидатом и готовы его нанять? А что сделать, если сотрудника необходимо уволить, максимально корректно и безопасно для компании? На эти вопросы есть ответы в регламентах подключения и увольнения сотрудников.
Пошаговая инструкция по подключению новичка помогает не упустить ничего важного при трудоустройстве. Особое внимание уделите регламенту увольнения, чтобы не оставить незакрытые доступы или конфиденциальную информацию уволившемуся сотруднику.
Карточка сотрудника
Когда сотрудника подключили к работе, для него создаётся отдельная карточка, доступная только ему и непосредственному руководителю.
Здесь собрана вся информация о договоренностях между руководителем и сотрудником, о созвонах, планах по развитию и своеобразная рефлексия. Можно назвать эту страницу «уютным рабочим дневничком». В этой же карточке менеджеры ведут свои списки задач, подробнее об этом — ниже.
Новичку из шаблона в карточке создаётся чеклист, по которому нужно пройти, чтобы подключить нужные сервисы и ознакомиться с регламентами.
Корпоративный портал
Стартовая страница
Это страница, с которой новичок начинает онбординг. По сути – это ваша «главная», хаб, откуда сотрудник может попасть куда угодно в корпоративной базе знаний.
Все основные разделы также доступны из левого меню, если пользоваться планом подписки Team. Самые часто используемые разделы я рекомендую добавлять в Favorites, чтобы они отображались вверху левой колонки.
Страница «Старт» помогает новичкам сориентироваться в компании, познакомиться с её ценностями, посмотреть основные регламенты, узнать новости.
Новости компании
Наши сотрудники работают удалённо. Иногда расстояние между специалистами — тысячи километров, поэтому обмен новостями сильно затруднен. Разобщенность плохо влияет и на продуктивность, и на качество работы.
Один из способов объединить компанию — распространять новости среди сотрудников. Вначале мы отправляли новости компании на почту. Для этого тратили много времени на сбор и вёрстку в сервисе рассылок. Что мы увидели? Далеко не все сотрудники открывали такие письма. 3-5 часов в неделю рабочего времени менеджера уходило впустую или тратилось с минимальной эффективностью. Мы решили, что пора менять подход.
Мы создали новостной раздел в Notion, который повторяет суть новостной рассылки. Вначале создавали карточки с новостями каждый месяц, с прошлого года карточка заполняется на квартал. По итогам квартала в Slack приходит уведомление, что карточка квартала «закрыта» (переводим её в состояние Locked), и открыта новая карточка для следующего квартала. Уведомлять в корпоративном мессенджере обязательно, иначе об обновлениях узнают не все.
Из чего состоит страница новостей:
На каждый квартал мы устанавливаем общекомандные цели в зависимости от контекста. Мы не работаем по чистому OKR, но формулировка целей даже в таком простом виде объединяет и «выравнивает» команду.
После завершения квартала мы фиксируем в карточке финансовые итоги: закрытые акты, рентабельность, новые проекты и достижения.
Здесь мы перечисляем все кадровые изменения в компании: появление новичков, повышения, увольнения и юбилеи времени работы. Здесь же публикуются вакансии, которые появились в компании, чтобы сотрудники могли порекомендовать своих знакомых.
Сотрудники, закончившие курсы, прошедшие интенсив или другое обучение могут поделиться результатами и материалами.
Мы внедряем изменения в компании по продуктовому подходу: гипотеза → действие → данные → выводы. Автор полностью описывает идею на специальной странице, а после периода апробации пишет о результатах в новостях. Здесь же указывается, будет внедряться идея или нет.
Здесь рассказывается о маркетинговой активности компании: материалы, выпущенные с целью PR или рекламные кампании.
Сотрудникам нравится чувствовать сопричастность, поэтому они активно читают публикации компании и общаются в комментариях.
Самая любимая рубрика сотрудников. Всегда найдется тот, кто хочет поблагодарить коллегу за изящное решение, поддержку или подсказку.
Это реальный скриншот с благодарностями одного из сотрудников panfilov.digital.
База сотрудников
Работая на удалёнке важно понимать, что с тобой трудятся не безликие боты и аккаунты, а реальные люди. Именно поэтому мы собрали базу данных сотрудников, где есть вся необходимая информация. Мы также попросили каждого написать о себе небольшой рассказ.
База знаний
В базе знаний в Notion регламенты описывают все рабочие процессы компании. Приведу два примера.
Инструменты и сервисы
Здесь собраны инструкции по всем инструментам, которые мы применяем в работе. Каждое приложение имеет подробное описание и регламент использования.
Отпуск
Уход сотрудников в отпуск может стать проблемой и даже причиной конфликта в коллективе, если этот процесс не налажен. Чтобы каждый сотрудник мог легко уйти в отпуск, мы разработали календарь отпусков и прикрутили его к каналу в Slack.
Когда сотрудник выбирает отпускной период, об этом автоматически приходит уведомление в канал. Подключить страницу к Slack можно в меню Updates.
Шаблоны СRM и управления проектами
Для обработки входящих запросов, процесса продаж и далее — для управления проектами также подходит Notion. Но не всегда.
Хочу предостеречь: Notion — не замена полноценной CRM-системе для отдела продаж, в котором больше 2-3 менеджеров и больше 100 лидов в месяц. Если нужна интеграция с телефонией и более специфичная автоматизация воронки продаж, используйте предназначенную для этого CRM-систему.
И всё же базовые интеграции настроить можно и в Notion: если есть необходимость. С помощью API можно настроить добавление лидов из формы сайта в базу данных в Notion.
CRM
С помощью board view можно создать представление таблицы с колонками, соответствующими этапам воронки продаж. В свойствах — отмечать ответственных за лидов, дату последнего контакта.
⏰ Используйте функцию Remind, чтобы устанавливать напоминания о следующем контакте с потенциальным клиентом.
Чеклист по оценке лида
Проверка лидов по чеклисту позволяет быстро оценить потенциал проекта и отсеять нерелевантные запросы на ранней стадии.
База контактов
Контакты сотрудников компаний хранятся в отдельной базе и привязаны к таблице контрагентов.
Здесь можно делать пометки о том, кто ответственный за принятие решений, кто и в какой мере отвечает за определённые вопросы, и как можно общаться с конкретным человеком, чтобы добиться лучшего расположения.
База контрагентов
Здесь размещена вся информация о юрлицах и ИП, сотрудничающих с компанией. Можно указать сферу деятельности, контактную информацию, формат сотрудничества (партнёр или заказчик).
В базе контрагентов проектов есть привязка (relation) к проектам, которые с ним соотносятся, благодаря чему видно историю взаимоотношений.
Шаблон коммерческого предложения
Раньше мы готовили коммерческие предложения в word-файле или pdf и отправляли по почте — это накладывало ограничения. С помощью Notion мы разработали шаблон для коммерческого предложения, который открывается по ссылке как веб-страница — это расширяет наши презентационные возможности.
Благодаря Notion в страницу с КП можно добавлять изображения, динамические таблицы, видеоролики, вложенные страницы и даже формы или внешние веб-ресурсы через iframe, если это необходимо. И в то же время для удобства КП можно сохранить как PDF или распечатать.
Формат коммерческого предложения будет отличаться в зависимости от специфики деятельности компании, но основными блоками могут быть:
- описание задачи и предложение по её решению,
- детализация сметы и этапов работ со сроками,
- портфолио аналогичных проектов.
💬 Если установить необходимые права доступа, сотрудники заказчика могут прямо по тексту КП оставлять свои комментарии или вопросы — так переговоры будут более эффективными.
Управление проектами
Для управления проектами используется та же база данных, что и в блоке CRM: когда совершена продажа, меняется поле «Статус» и проект попадает во вкладку «Актуальные проекты».
Таким образом, вся информация, которая накоплена за pre-sale, уже хранится в карточке проекта.
Дальше в зависимости от типа проекта менеджер использует готовые чеклисты и компоненты, которые мы храним в отдельном регламенте. Они необходимы, чтобы упростить работу разработчикам, менеджерам проектов, дизайнерам и другим специалистам, участвующих в реализации.
Разработчики описывают методы API и программную архитектуру в разделе «Документация». В «Технический долг» вписываются моменты, к которым приступают, когда закончились задачи в бэклоге.
Если информация устарела, отправляем ее в раздел «Архив».
Здесь отображаются все этапы реализации проекта. Копирование шаблона позволяет быстро создать все важные блоки работ.
После завершения этапа проекта команда собирается для обсуждения проделанной работы. Что прошло хорошо, что следует в следующий раз сделать по-другому. Решения вносятся в документ «Ретроспектива».
В шаблоне вы найдёте наш регламент «Как проводить ретроспективу».
Важно, чтобы информация со встреч с клиентом не терялась. По итогам каждой встречи или звонка создаётся карточка с описанием договорённостей. Если это возможно, также в карточку добавляется запись встречи, чтобы можно было к ней обратиться, если возникнут спорные вопросы в процессе работы.
Ссылку на карточку в этой базе можно использовать для того, чтобы поделиться follow-up’ом встречи со всеми участниками. А им будет удобно комментировать.
Шаблон управления задачами для менеджеров
Поскольку менеджер чаще всего управляет несколькими проектами, ему нужно единое пространство, чтобы контролировать свой список задач, не перескакивая между карточками проектов.
Для этого в своей карточке в Notion менеджер создаёт таблицу для управления и контроля задач. Приведу пример.
Хороший управленец редко работает по готовым шаблонам, стараясь вырабатывать собственные алгоритмы. Именно поэтому представленный шаблон прошу воспринимать как отправную точку для того, чтобы выработать идеальный алгоритм работы.
Чтобы адаптировать список задач под методику Getting Things Done (GTD, автор идеи – Дэвид Аллен, один из самых известных бизнес-тренеров и консультантов в области менеджмента), в таблице с задачами сделайте добавьте поле «List» (тип Select) и на его основе настройте шесть представлений (Views):
- Inbox – все входящие задачи до распределения по умолчанию попадают в Inbox. Далее с помощью смены значения селекта «List» — перемещаете задачу в соответствующий список.
- Today – все, что нужно сделать за текущий рабочий день.
- Tomorrow – список дел на следующий день.
- Next – все, что необходимо сделать, как только появится свободное время. Лучше всего просматривать вкладку ежедневно.
- Someday – все, что можно выполнить «потом». Как правило, задачи из этого списка впоследствии переносятся в Next или исчезают без следа. Хорошо бы открывать эту вкладку хотя бы раз в неделю.
- Waiting – сюда заносится все, что можно было сделать по конкретным задачам, но дальше продвинуться не удается. Например, требуется ответ заказчика или коллеги.
Чтобы не забивать списки большим количеством задач, теряя контроль над собственными планами, мы выработали правило – не более 7 задач на день. Остальные отправляются на рабочую коммуникацию. Естественно, что количество задач можно и нужно подстраивать под индивидуальные особенности работы.
Дополнительные поля (тип Select):
- В контекст удобно вносить инфу о проекте или области, к которой относится задача. Благодаря пониманию контекста можно решить, например, задачу из Проекта 1, а затем переключиться на задачу из Проекта 2, если контекст этих задач совпадает и не требует переключения.
- «Сделать» — то, что требует действия от вас.
- «Поставить задачу» — делегирование рабочих задач другим.
- «Контроль» – то, что нужно проконтролировать (проверить выполнение задачи).
Лента всех обновлений компании
После того как вы настроили все процессы команды в Notion и сотрудники уже некоторое время используют сервис в работе — можете насладиться тем, что откроете вкладку «All updates» и пролистаете ленту: вам будут видны все изменения, задачи, действия, доработки и смены статусов, которые происходят в вашей компании прямо сейчас.
🧐 Именно для такого уровня прозрачности процессов для руководителя стоит внедрять унифицированную систему управления процессами, такую как Notion.
Также не забывайте использовать вкладку «Inbox» таким же образом, как почту: сюда приходят обновления по страницам, которые вы редактировали, создавали или комментировали. Если вы как и я следуете принципу Zero inbox — после того, как прочитаете или ответите на комментарий, нажимайте крестик справа вверху от сообщения, чтобы убрать его из списка.
Подписаться на телеграм → @panfilovonline
Заказать разработку → panfilov.digital
Консалтинг по управлению и запуску digital-проектов → consulting@panfilov.group